Тайм-менеджмент против стресса

Самый верный способ никогда не опаздывать — это никуда не спешить. Но возможно ли это в условиях постоянной нехватки времени и попытках обогнать само время?

Об эффективных принципах тайм-менеджмента рассказывает эксперт МЕД-инфо, доктор биологических наук, психофизиолог, профессор психологии Воронежского филиала Московского гуманитарно-экономического института Юрий Викторович Щербатых.

Убегая из дома утром, мы не успеваем как следует позавтракать, на работе не хватает времени выполнить срочные задания, а дома после работы не удается пообщаться с детьми или посмотреть фильм, о котором узнали еще неделю назад. С ощущением незавершенности очередного рабочего дня мы проваливаемся в сон, чтобы на следующее утро вновь включиться в бесконечную гонку по кругу...

Возникает вопрос: «Есть ли выход из этого состояния?» Для ответа на него сначала надо разобраться со своим отношением к времени. Выполните одно упражнение, которое поможет понять, что именно в отношениях с временем у вас происходит не так. Спонтанно и искренне ответьте сами себе на вопросы:

Какие ассоциации (негативные или позитивные) появляются у вас, когда вы слышите слово «время»?

Продолжите предложения:

Какие ассоциации (негативные или позитивные) появляются у вас, когда вы слышите слово «время»?

• «Большую часть своего времени я трачу на...».
• «Чаще всего мне не хватает времени на...».
• «Если бы у меня было лишнее время, я бы потратил его на... ».

Подумайте над своими ответами. Может быть, вы тратите время на одни дела, а на самом деле вам хотелось бы заниматься совсем другими? Может быть, имеет смысл поменять приоритеты?...

Если у вас очень плотный график, много дел, и вы не успеваете переделать все, попробуйте применить принцип Вильфредо Парето. Это итальянский экономист, который выяснил, что 80% выполненных малоэффективных дел дают всего 20% полезных результатов, а 20% самых эффективных дел приносят 80% общего результата. Последние, которые требуют минимальных затрат времени и наиболее выгодны, называют «крыльями Парето», а первые, понапрасну отнимающие время — «ямами Парето». Соответственно, задача состоит в том, чтобы уклоняться от «ям» и научиться пользоваться «крыльями». Для этого нужно научиться их различать.

    Итальянский экономист Вильфредо Парето выяснил, что 80% выполненных малоэффективных дел дают всего 20% полезных результатов, а 20% самых эффективных дел приносят 80% общего результата

Вот признаки неэффективных дел:

1.  Дела, которые навязывают нам другие люди.
2.  То, что мы делаем через силу, кое-как.
3.  Деятельность, во время которой нас часто прерывают.
4.  Деятельность в компании с некомпетентными или немотивированными людьми.
5.  Любая работа, производимая в спешке и суете.
6.  Работа с людьми, на которых у нас нет рычагов влияния.

А вот признаки эффективных дел:

1.  Дела, которые способствуют достижению наших собственных целей.
2.  То, что доставляет удовольствие.
3.  Непрерывная деятельность в течение 1–1,5 часов.
4.  Работа в команде с мотивированными и квалифицированными коллегами. Неспешная, продуманная деятельность с чувством, с толком, с расстановкой. Наличие рычагов влияния на людей.

Поэтому, чтобы не тратить свою жизнь попусту, периодически спрашивайте себя: «Чем я занимаюсь в настоящее время? Тем делом, которое принесет мне 80% успеха при минимуме затрат, или же той нудной и малоэффективной работой, которая отнимет 80% времени, а в итоге даст только 20% результата?».

При планировании и реализации времени хорошие результаты дает применение так называемого «директ-принципа», который звучит так: «Если не сейчас, то когда?». Необходимость его применять связана, во-первых, с нехваткой времени, во-вторых, с недостаточной мотивацией: как правило, накапливается куча не сделанных вовремя дел и невыполненных обязательств. Вся эта гора заданий и поручений постепенно накапливается в деловом ежедневнике, на рабочем столе или в оперативной памяти компьютера, вызывая состояние стресса и ощущение невозможности справиться с ситуацией. В этом хламе важных и не очень дел мы уже с трудом можем отличить стратегические дела от рутинных и случайных и начинаем хвататься то за одно «срочное дело», то за другое, уже «сверхсрочное», которое собирались сделать еще позавчера. Чтобы выйти из этого тупика, можно применять 2 стратегии: до последнего момента откладывать дела в надежде, что они как-то решаться сами собой, или не медля приняться за них или вовсе от них отказаться. Здесь нужно помнить один важный момент: вовсе не все дела следует делать немедленно. От некоторых лучше немедленно отказаться! Как же определить, какую стратегию лучше выбрать?

    Нужно помнить один важный момент: вовсе не все дела следует делать немедленно. От некоторых лучше немедленно отказаться!

1. Если ваша предполагаемая работа займет от 5 до 15 минут, то лучше выполнить ее сразу, не тратя время на сомнения и раскачку.
2. Если выполнение работы займет от 15 до 30 минут, то постарайтесь найти в своем расписании другие подобные типы работ и сгруппируйте их в один блок, который поместите в удобный период дня. «Оптом» мелкие дела решаются быстрее, так как уменьшается время на перерывы, и они не отвлекают от крупных и длительных дел.
3. Если предполагаемое дело занимает от 30 минут до 3 часов, то прежде чем его выполнять, подумайте: можно ли без него вообще обойтись или делегировать кому-то другому.
4. Если дело требует от 3 до 6 часов (весь рабочий день), то подумайте, насколько сильно оно связано с вашими стратегическими интересами и нельзя ли добиться тех же целей более эффективными методами (вспомните правило Парето). Может быть, стоит потратить 30 минут на поиски других, более удачных путей решения проблем, чем сразу хвататься за работу?

Важно помнить, что вопросы экономии времени не должны превращаться в самоцель! Время, как и деньги, — это всего лишь средство для достижения целей, а сами эти цели должны приносить радость и удовлетворение. В бесконечной гонке за чем-либо люди часто забывают свое истинное предназначение, и тогда рано или поздно приходит чувство пустоты или разочарования жизнью.

Чтобы этого не случилось, время от времени не используйте время, а просто живите в нем, наслаждаясь самим процессом жизни. Выделяйте раз в день 5 минут, когда вы можете себе позволить «остановить время». В эти священные для вас 5 минут никуда не спешите, не думайте о делах, просто отдыхайте и наслаждайтесь жизнью по принципу «здесь и сейчас». Представьте, что время замерло, остановилось, превратилось в вечность.

    Время, как и деньги, — это всего лишь средство для достижения целей, а сами эти цели должны приносить радость и удовлетворение

Зафиксируйте внимание на своем дыхании. Почувствуйте, как живительный воздух наполняет легкие, а теплый и отработанный покидает организм. Посмотрите на небо, ощутите огромное пространство над головой. Обратите внимание на неспешно плывущие облака. Подумайте о солнце, которое миллионы лет освещает Землю, давая жизнь всему сущему. Если рядом есть дерево, подумайте о том, как медленно и спокойно оно растет, как уверенно оно стоит, уходя корнями глубоко в землю. Почувствуйте, как это здорово: просто стоять на месте и наблюдать жизнь вокруг себя.

Какими смешными и забавными кажутся спешащие люди, которые не могут позволить себе испытать прелесть «ничегонеделания»...

Теперь наберите в грудь побольше воздуха и медленно выдохните его. Во время паузы на выдохе спросите себя о том, какое дело сейчас представляется вам наиболее важным, после чего основательно и без спешки приступайте к его выполнению.

Помните, что ваша жизнь — это не только поставленные цели, но и процесс движения к ним. Учитесь наслаждаться этим процессом!

Вопросы, ответы, комментарии